Política de privacidade

Conheça o posicionamento da Eva e o seu software de onboarding frente à nova Lei Geral de Proteção de Dados.

Quem é a Eva no tratamento de dados?

A Eva é, assim como seus clientes, uma controladora de dados — a quem, nos termos do art. 5º, V, da LGPD, “competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais”. Isso porque a Eva (i) faz a coleta dos dados diretamente com os colaboradores; (ii) gerencia toda a comunicação com os colaboradores, inclusive apresentando-lhes sua a política de privacidade e fornecendo-lhes os meios para que exerçam seus direitos; (iii) estabelece política de retenção de dados e o fundamento legal para tratamento dos dados. Assim, as responsabilidades de controlador são divididas entre Eva e seus clientes, mas, para o melhor funcionamento da plataforma e para melhor atender nossos clientes, a Eva centraliza algumas ações, decisões e comunicações – assumindo a responsabilidade por eles.

Longe de trazer desvantagens para nossos clientes, a medida é uma forma de compartilhar responsabilidades e centralizar na Eva decisões e comunicações com os colaboradores, que os clientes teriam que fazer de forma independente. Pela nossa qualidade de controladores, nossa barra é tão alta quanto à de nossos clientes no que diz respeito ao cumprimento da lei.

A posição de controlador da Eva não retira nossos clientes de sua posição de controladores. Os clientes, como responsáveis e principais interessados pela realização de processos onboarding por meio da Plataforma Eva, sempre serão controladores dos dados dos colaboradores.

 

Qual é o fundamento legal do tratamento dos dados?

É o legítimo interesse dos nossos clientes e da Eva na participação de colaboradores, combinado com o interesse manifestado pelo funcionário, nos termos do artigo 10, II, da LGPD. Entendemos que esse interesse manifestado pelo colaborador persiste enquanto ele se mantém ativo na plataforma, acessando os conteúdos e participando de novas jornadas de treinamento. Uma vez que a atividade cessa, se aplica a nossa política de retenção de dados, discutida abaixo.

É com base nesse fundamento legal que os dados são compartilhados entre Eva e cliente e, em se tratando de consultoria de onboarding, também com o cliente que contratou a consultoria para que realizasse seus processos admissão e integração.

 

O novo funcionário dá algum consentimento para uso dos seus dados pela plataforma?

O novo funcionário não dá consentimento para uso dos seus dados pela plataforma quando do cadastro. Consentimento aqui sequer poderia ser aplicado. É que, para a LGPD, consentimento precisa ser livre, isto é, não pode ser dado como condição a algo. No caso, o tratamento dos dados é condição indispensável para a participação do processo de admissão e integração e, consequentemente, o consentimento não seria livre e, assim, ele não é uma base legal adequada.

Considerando que o fundamento legal utilizado para tratamento de dados é o legítimo interesse, quando o colaborador faz seu cadastro documentos na Eva, ele dá o aceite aos termos de uso e à política de privacidade, em que explicamos o tratamento de dados e como seus direitos são protegidos. Os termos de uso e política de privacidade ficam, a todo tempo, disponíveis para fácil acesso pelo colaborador em seu perfil na plataforma.

O consentimento, no entanto, é exigido para uso de dados sensíveis, como a informação sobre se o candidato é pessoa com deficiência. Caso o candidato não dê consentimento, nesses casos, o processo seletivo poderá seguir normalmente sem tais dados.

 

Quais dados são coletados?

Coletamos nome completo, email profissional e email pessoal.

Obs: a coleta de dados adicionais como CPF, endereço, telefone, data de nascimento, gênero, formação acadêmica, experiência profissional fica a cargo do próprio cliente. Assim como a coleta de dados sensíveis.

O cliente também pode customizar seu processo admissional com a inclusão de perguntas adicionais. Tais informações são apenas armazenadas pela Eva, sendo de responsabilidade do cliente seu uso de acordo com as normas da lei.

É necessário que aqui seja aplicado o princípio da minimização dos dados, ou seja, que sejam feitos questionamentos e/ou incluídas apenas informações que façam sentido para o processo admissional e não prejudiquem o colaborador, sob pena de violação à LGPD. Também viola a LGPD a realização de perguntas que podem gerar discriminação, como se o colaborador tem filhos, é fumante, tem alguma condição de saúde, etc.

 

Posso solicitar outros dados sensíveis por meio das perguntas adicionais?

Dados sensíveis podem ser solicitados dos colaboradores (i) mediante consentimento, que precisa ficar registrado e deve poder ser retirado a qualquer tempo, e (ii) de forma não obrigatória. Essas exigências não são atendidas com a solicitação dos dados por meio das perguntas adicionais.

A Eva pede consentimento de pais ou responsáveis para tratamento de dados? Não. O consentimento como condição para tratamento de dados é solicitado apenas com relação a crianças, entendidas pela legislação como pessoas até 12 (doze) anos de idade. A Eva trata dados pessoais de pessoas a partir de 14 anos, considerados adolescentes por lei, para a participação em processos admissionais de vagas de jovem aprendiz. Com relação a dados de adolescentes, a LGPD prevê que esse tratamento deve ser feito no melhor interesse do adolescente, o que a Eva observa.

 

Posso extrair os dados da plataforma? Para que posso usá-los?

Na qualidade de controlador dos dados, Você, cliente, pode extrair os dados e usá-los da forma que entender necessária, desde que dentro dos limites da finalidade que justificou a coleta e o tratamento em primeiro lugar: o legítimo interesse das partes envolvidas na realização de um processo admissional. Qualquer uso fora desses limites, como envio de e-mails marketing para candidatos por exemplo, são considerados em descumprimento da LGPD.

 

Por quanto tempo posso manter os dados dos candidatos?

Você pode manter os dados dos colaboradores pelo tempo que fizer sentido para o cumprimento da finalidade de tratamento de dados apresentada, ou seja, pelo tempo que permanecer o contrato de trabalho. Conforme dito acima, entendemos que esse interesse do colaborador persiste enquanto ele se mantém ativo na plataforma e, para implementar esse entendimento, um (1) ano após o início da inatividade do colaborador enviaremos um e-mail questionando-o sobre seu interesse em manter seus dados na plataforma. Caso o colaborador não se manifeste, excluiremos seus dados.

 

A Eva contrata operadores para tratarem os dados?

Sim, a Eva, na qualidade de controladora dos dados, assume a responsabilidade pelos operadores que contrata para a prestação dos seus serviços. Tais operadores estão ligados ao armazenamento dos dados (Amazon Web Services, Google Cloud, Metabase, Microsoft e Airflow), aos serviços de geolocalização (Here), suporte na plataforma (Zendesk), testes (Primeira Escolha), análise de dados (Google Analytics e Hotjar), segurança (sentry, Datadog e New Relic) e envio de e-mails (sendgrid) e mensagens no Whatsapp (Facebook e Infobip).

Além disso, a Eva disponibiliza API pública, o que permite que nossos clientes façam a integração com seus sistemas internos. Em caso de integração, o cliente é responsável pelo compartilhamento de dados com o terceiro e pela observância da lei pelo terceiro.

 

Onde os dados ficam armazenados?

Os dados ficam armazenados na Amazon Web Services, na Virgínia (EUA). A Amazon mantém medidas de segurança técnica e organizacional em estrutura e certificações de garantia de segurança reconhecidas mundialmente, incluindo ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018, PCI DSS Level 1 e SOC 1, 2 e 3.

 

A Eva possui Encarregado de Dados?

Sim! Nosso encarregado é a Daniel Luz (daniel@mondo.digital) e está disponível para auxiliar os colaboradores e vocês, clientes, com relação a dúvidas relacionadas à LGPD.